ตอนที่ 4 - การบริหารแบบลีน

บทความในตอนที่ผ่าน ๆ มา เนื้อหาจะเน้นไปในเชิงเทคนิคในการพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งนั่นเป็นแค่ด้านหนึ่งของเหรียญเท่านั้น และอีกด้านหนึ่งที่มีความสำคัญไม่แพ้กัน หรืออาจจะสำคัญกว่าก็คือ ด้านของการบริหารจัดการ โดยในบทความนี้ผมจะมาพูดถึงแนวการบริหารงานแบบลีน (Lean Management) ซึ่งเป็นแนวการบริหารที่ได้รับความนิยมในองค์กรสมัยใหม่

การบริหารแบบลีนนั้น มีต้นกำเนิดมาจากระบบการผลิตรถยนต์ของบริษัทโตโยต้า ที่ต้องการที่จะผลิตรถยนต์ให้มีราคาที่ถูก ได้อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพที่ดี ระบบนี้มีส่วนสำคัญที่ทำให้บริษัทโตโยต้าก้าวขึ้นมาเป็นผู้นำของผู้ผลิตรถยนต์ของโลก

รูปที่ 1 - การบริหารแบบลีนและผลกระทบของมัน

แนวปฎิบัติตามการบริหารแบบลีนกับการพัฒนาซอฟต์แวร์

ความสำเร็จของการบริหารงานแบบลีนที่ใช้กับการผลิตนั้น ได้รับการพิสูจน์ถึงผลลัพธ์ที่ดีและได้ถูกนำไปใช้ในบริษัทผู้ผลิตในอุตสาหกรรมต่าง ๆ รวมถึงการผลิตซอฟต์แวร์อีกด้วย โดยในหนังสือเล่มนี้ ได้นำองค์ประกอบที่ได้มาจากแนวคิดแบบลีน และถูกนำมาปรับใช้กับซอฟต์แวร์ มาวิเคราะห์ ดังต่อไปนี้

การจำกัดจำนวนงานที่ยังไม่เสร็จ (Limit WIP) ทีมจะต้องกำหนดเพดานจำนวนงานที่ทำอยู่และยังไม่เสร็จ (Work In Progress) เพื่อให้ทีมมุ่งเน้นที่จะทำให้งานเหล่านี้เสร็จสมบูรณ์ จึงจะไปเริ่มหยิบงานใหม่มาทำได้ เนื่องจาก งานที่ยังไม่เสร็จนั้น ถือว่าเป็นการลงทุนที่ยังไม่ได้รับผลตอบแทน และงานที่เสร็จแล้วเท่านั้นที่จะสร้างคุณค่าให้กับลูกค้าได้ หากงานไม่ถูกทำให้เสร็จ หรือเสร็จไม่ทันการณ์ ก็เท่ากับว่าการลงทุนนั้นสูญเปล่า

การบริหารงานแบบมองเห็นได้ (Visual Management) งานที่ทีมกำลังทำอยู่นั้น จะต้องสามารถมองเห็นและเข้าใจได้อยู่ตลอดเวลา ไม่ว่ากับคนภายในทีมเอง หรือคนภายนอกที่มีความสนใจ เช่นการใช้กระดานไวท์บรอด แสดงงานทั้งหมดที่ทีมกำลังทำอยู่ หรือปัญหาที่พบและกำลังแก้ไข หรืออาจจะแสดงเป้าหมายของทีมในระยะสั้นหรือยาว เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรู้สถานการณ์ปัจจุบันของทีมและสามารถนำข้อมูลที่ชัดเจนนี้ไปใช้งานต่อได้

การรับรู้ข้อมูลผลจากการใช้งานจริง ทีมจะต้องได้รับรู้ถึงผลลัพธ์ของงานที่ตัวเองทำจากการถูกใช้งานจริง โดยในโลกของซอฟต์แวร์นั้น หมายถึง ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบนระบบจริง ความเร็วหรือช้าของระบบ หรือข้อมูลการใช้งานของผู้ใช้ เพื่อที่ทีมจะได้รู้ว่าสิ่งที่ทำไปนั้น ส่งผลอย่างไรกับผู้ใช้งาน และนำข้อมูลนั้นไปปรับใช้ปรับปรุงในอนาคตได้

โพรเซสการอนุมัติเท่าที่จำเป็น ในหลาย ๆ องค์กร โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่นั้น ก่อนที่ซอฟต์แวร์จะถูกนำไปใช้ในระบบจริง จะต้องได้รับการอนุมัติก่อน แต่จากผลการวิจัยพบว่า ขั้นตอนการอนุมัติโดยเฉพาะการอนุมัติโดยคนนอกทีม นั้นมีความสัมพันธ์กับองค์กรที่มีประสิทธิภาพต่ำ ตรงกันข้ามกับองค์กรที่มีรูปแบบการอนุมัติเท่าที่จำเป็น เช่น การรีวิวโดยคนในทีม มีความสัมพันธ์กับองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูง ซึ่งเป็นสิ่งที่สามารถคาดการณ์ได้ เนื่องจากขั้นตอนการอนุมัติที่ต้องอาศัยคนภายนอก นั้นทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงาน อีกทั้งยังไม่มีประสิทธิภาพ เพราะว่าคนนอกมักจะไม่ได้รู้รายละเอียดเท่ากับคนในทีม

การพัฒนาผลิตภัณฑ์แบบลีน

ก่อนหน้านี้ผมได้พูดการนำแนวคิดการบริหารงานแบบลีนมาใช้กับการพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่ยังมีอีกหนึ่งแนวคิดที่นำเอาการบริหารแบบลีนมาใช้ ซึ่งก็คือ การจัดการผลิตภัณฑ์ ซึ่งแนวทางที่ใช้กับการพัฒนาซอฟต์แวร์นั้นจะเน้นไปที่ขบวนการทำงานภายใน แต่แนวคิดนี้จะเน้นไปที่การบริหารซอฟต์แวร์ในรูปแบบผลิตภัณฑ์และความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นหลัก โดยองค์ประกอบที่หยิบยกมาในหนังสือเล่มนี้ ได้แก่

การทำงานทีละส่วนเล็ก ๆ หมายถึง การที่เราสามารถที่จะค่อย ๆ ออกผลิตภัณฑ์ เพิ่มทีละส่วนเล็ก ๆ ได้บ่อย ๆ โดยในแต่ละครั้ง ควรที่จะเพิ่มน้อยที่สุดเท่าที่ลูกค้าจะใช้งานเพื่อตอบสนองความต้องการได้ และเพียงพอที่เราจะสามารถเรียนรู้ เพื่อนำไปปรับใช้ในการออกผลิตภัณฑ์ ส่วนต่อ ๆ ไป ผลิตภัณฑ์ในลักษณะนี้จะเรียกว่า Minimum Viable Product หรือ MVP ซึ่งแปลว่า ผลิตภัณฑ์ขั้นต่ำที่สามารถใช้งานได้จริง

การเห็นภาพรวมของงาน ทีมจะต้องสามารถมองเห็นและเข้าใจภาพรวมของงาน ตั้งแต่เริ่มต้นจากลูกค้าจนถึงสถานะการใช้งานโดยลูกค้า

การเก็บรวบรวมข้อมูลผลตอบรับจากลูกค้า ทีมควรที่จะสามารถรับรู้ผลตอบรับจากการใช้งานจริงของลูกค้าอยู่เป็นประจำ เพื่อจะนำเอาไปปรับปรุงแก้ไขผลิตภัณฑ์ต่อไป

การทดลองของทีม ทีมควรจะที่จะสามารถตัดสินใจ ลองผิดลองถูกในการสร้างสรรค์ผลงาน หรือออกแบบแนวทางการเรียนรู้จากลูกค้า ได้ด้วยตัวเอง โดยไม่จำเป็นต้องได้รับอนุมัติก่อน

ผลกระทบจากการบริหารงานแบบลีน

จากผลการวิจัย การบริหารงานแบบลีน เมื่อนำมาใช้กับการพัฒนาซอฟต์แวร์ สามารถมีผลกระทบในหลาย ๆ ด้าน ทั้งการสร้างวัฒนธรรมแบบสร้างสรรค์ การเพิ่มประสิทธิภาพในการพัฒนาซอฟต์แวร์ และยังช่วยลดความรู้สึกเหนื่อยหน่ายกับงาน ของคนอีกด้วย มากกว่านั้น แนวทางการพัฒนาผลิตภัณฑ์แบบลีน ยังสามารถคาดการณ์ถึง ประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรได้อีกด้วย เขายังพบอีกว่า การที่ประสิทธิภาพในการพัฒนาซอฟต์แวร์เพิ่มขึ้น ยังส่งผลกลับมาเพิ่มความสามารถในการบริหารงานแบบลีน ซึ่งทำให้เกิดวงจรการพัฒนาทั้งไปและกลับ ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีอย่างมาก

ผลกระทบจากการบริหารงานแบบลีน กับ คน

ผลกระทบที่สำคัญอีกอย่าง คือ ผลกระทบกับคน หรือ ผู้ปฏิบัติงาน โดยปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ โดยเฉพาะในองค์กรด้านเทคโนโลยีก็คือ ความเหนื่อยหน่ายกับงาน ความยุ่งยากในการปล่อยซอฟต์แวร์ออกใช้งานจริง ความไม่รู้สึกถึงความเป็นเจ้าของ และ ความพึงพอใจในงานที่ต่ำ สิ่งที่พวกเขาพบจากผลการวิจัย คือ การใช้แนวการบริหารแบบลีน ช่วยลดปัญหาเหล่านี้ได้ และเมื่อความรู้สึกของคนดีขึ้น ประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรก็จะดีขึ้นด้วยเช่นกัน

สรุป

ในการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรทางด้านเทคโนโลยีนั้น การเพิ่มประสิทธิภาพทางด้านเทคนิค เช่น การพัฒนาซอฟต์แวร์ เพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ แต่จะต้องพัฒนาแนวทางการบริหาร ซึ่งจะมีส่วนสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก นอกจากนั้น ยังต้องคำนึงถึง คน ที่เป็นผู้ปฏิบัติงาน อีกด้วย ปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้มีผลกระทบซึ่งกันและกัน เป็นวัฎจักรของการพัฒนา หากทำสิ่งหนึ่งได้ดีก็จะส่งผลที่ดีกับส่วนอื่น ๆ แต่ในทางตรงข้าม หากทำได้ไม่ดี ส่วนอื่น ๆ ก็จะไม่ดีตามไปด้วย หากคุณ ในฐานะที่เป็นผู้นำองค์กร ได้รับรู้ เข้าใจ และสามารถนำสิ่งเหล่านี้ไปใช้งานได้จริง ก็จะทำให้เกิด ความเร่ง ที่จะทำให้องค์กรของคุณก้าวไปสู่แถวหน้า ในขณะเดียวกันก็ทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องมีความสุข ได้อีกด้วย

Accelerate (ความเร่ง) - การบริหารแบบลีน

Pongsatorn T